Πώς να κάνετε τα πράγματα σε 1 λεπτό

2

Ολοκληρώνοντας τα πράγματαΤελείωσα την ανάγνωση της ανεπίσημης Βίβλου παραγωγικότητας του Ντέιβιντ Άλεν, „Ολοκληρώνοντας τα πράγματα” (GTD) πριν από περίπου 2μιση μήνες. Έκτοτε έχω κάνει μια σθεναρή προσπάθεια να εφαρμόσω τις προτάσεις του. Ο θεμελιώδης στόχος ήταν απλώς να αυξήσω τον ημερήσιο ρυθμό της παραγωγικής μου παραγωγής.

Διαπίστωσα ότι ορισμένες από τις προτάσεις του David Allen ήταν άμεσα εφαρμόσιμες, κάποιες χρειάζονταν λίγη προσαρμογή για να ταιριάζουν καλύτερα στις ανάγκες μου και άλλες ήταν λίγο πολύ άκαμπτες και έτσι αντικαταστάθηκαν από εναλλακτικές μεθόδους. Μετά από 2 μήνες τελειοποίησης, είμαι στην ευχάριστη θέση να αναφέρω ότι έχω εφαρμόσει ένα σύστημα παραγωγικότητας που λειτουργεί πολύ καλά.

Αυτό είναι το θέμα αυτού του σύντομου άρθρου. Ένα κρυστάλλινο διάβασμα 1 λεπτού για την αύξηση της παραγωγικότητάς σας χρησιμοποιώντας τις ελαφρώς τροποποιημένες μεθόδους που βασίζονται στο GTD που έχουν λειτουργήσει για μένα. Πάμε σε αυτό…

  1. Δημιουργήστε 1 Εισερχόμενα (Σημείο Εισόδου) για όλες τις νέες εργασίες – Αυτό θα πρέπει να είναι το μόνο μέρος όπου καταγράφετε τα νέα πράγματα που πρέπει να κάνετε και το μόνο μέρος στο οποίο πρέπει να αναφέρετε όταν είστε έτοιμοι να τα ελέγξετε. Χρησιμοποιώ τα εισερχόμενά μου στο Outlook ως εισερχόμενα GTD. Αυτό θα λειτουργήσει καλά για οποιονδήποτε σαν εμένα που λαμβάνει μεγάλη ποσότητα εργασιών μέσω email. Εάν μια εργασία έρχεται σε οποιαδήποτε άλλη μορφή (σαλιγκάρι, συνάντηση πρόσωπο με πρόσωπο, τηλεφωνική κλήση, κ.λπ.), στέλνω αμέσως στον εαυτό μου ένα email με περιγραφικό θέμα και σώμα (περισσότερες πληροφορίες παρακάτω) για κάθε νέα εργασία.
  2. Δημιουργήστε φακέλους „Work“, „Personal“ και „Someday Maybe“. – Δημιούργησα 3 υποφακέλους κάτω από τα κύρια εισερχόμενά μου του Outlook για αυτόν τον σκοπό. Όλες οι εργασίες που σχετίζονται με την εργασία που πρέπει να γίνουν θα αρχειοθετούνται στην ενότητα „Εργασία“ και όλες οι προσωπικές εργασίες που πρέπει να γίνουν θα αρχειοθετούνται στην ενότητα „Προσωπικές“. Τυχόν λιγότερο επείγουσες εργασίες ή διάφορες ιδέες θα κατατεθούν στην ενότητα „Κάποτε ίσως“ (αυτές είναι εργασίες ανοιχτού τύπου όπως „μάθουν ισπανικά“).
  3. Αδειάστε εντελώς τα Εισερχόμενά σας κάθε πρωί – Αδειάζω εντελώς τα εισερχόμενά μου κάθε πρωί χωρίς αποτυχία. Αυτό συνεπάγεται τη διαγραφή τυχόν σκουπιδιών μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, την άμεση ολοκλήρωση των ανοιχτών εργασιών που χρειάζονται λιγότερο από 2 λεπτά για να επιλυθούν (περισσότερες πληροφορίες παρακάτω) και στη συνέχεια την αρχειοθέτηση όλων των υπόλοιπων εργασιών στους κατάλληλους υποφακέλους.
  4. Ολοκληρώστε άμεσα όλες τις εργασίες 2 λεπτών (ή λιγότερο). – Αυτή είναι η πιο χρήσιμη μέθοδος GTD σε ολόκληρο το βιβλίο. Κάθε φορά που εξετάζετε νέες εργασίες (ή νέα μικρά τμήματα μεγαλύτερων εργασιών) κάντε στον εαυτό σας την εξής ερώτηση: Θα μου πάρει περισσότερο από δύο λεπτά για να ολοκληρώσω αυτήν την εργασία εάν την ξεκινήσω τώρα; Εάν η απάντηση είναι όχι, κάντε το τώρα.
  5. Αρχειοθετήστε όλες τις υπόλοιπες εργασίες με ενεργή επισήμανση – Καθώς υποβάλλετε όλες τις εργασίες που χρειάζονται περισσότερα από 2 λεπτά για να ολοκληρωθούν, βεβαιωθείτε ότι το θέμα και η περιγραφή (για μένα αυτό τοποθετείται στη γραμμή θέματος ενός μηνύματος email) της εργασίας είναι σαφή και προσανατολισμένη σε ενέργειες. Είναι πιο εύκολο να σκεφτούμε ότι αυτό στη μέθοδο επισήμανσης έχει δύο ξεχωριστά μέρη, το θέμα της εργασίας και την περιγραφή της επόμενης ενέργειας. Για παράδειγμα, «Σχεδίαση νέας διάταξης ιστότοπου | Συναντηθείτε με τον Διευθύνοντα Σύμβουλο για να συζητήσουμε τις σχεδιαστικές μου ιδέες.»
  6. Ορίστε υπενθυμίσεις στο Ημερολόγιο για εργασίες που εξαρτώνται από το χρόνο – Θα πρέπει να τοποθετήσετε μια υπενθύμιση στο ημερολόγιό σας (για μένα αυτό είναι το ημερολόγιο του Outlook) για οποιαδήποτε εργασία με συσχετισμένη χρονική εξάρτηση. Για παράδειγμα, μια εργασία με τίτλο «Σχεδιασμός νέας διάταξης ιστότοπου | Συνάντηση σχεδίασης Δευτέρα 10 π.μ.», θα πρέπει επίσης να έχει τοποθετηθεί μια καταχώριση υπενθύμισης στο ημερολόγιό σας για τις 10 π.μ. της Δευτέρας το πρωί.
  7. Ελέγξτε κάθε ανοιχτή εργασία τουλάχιστον μία φορά την ημέρα – Μόλις αδειάσει τα εισερχόμενά σας, διαβάστε όλες τις εργασίες στους φακέλους «Εργασία» και «Προσωπικά» καθημερινά, απλώς για να ελέγξετε τι έχετε εκεί. Κατά τη διάρκεια αυτής της διαδικασίας γρήγορης αναθεώρησης θα μπορείτε να αφαιρέσετε εργασίες που έχουν ολοκληρωθεί, να επεξεργαστείτε εργασίες όπως απαιτείται με πρόσθετες πληροφορίες και να ανανεώσετε τη μνήμη σας σε όλες τις ανοιχτές εργασίες που έχετε. Σημείωση: Ελέγξτε μόνο το φάκελο „Someday Maybe“ μία φορά την εβδομάδα σε καθορισμένη ώρα.
  8. Δημιουργήστε μια σύντομη λίστα „Καθημερινή“ για σύνθετες εργασίες ή έργα – Δημιουργήστε μια σύντομη λίστα με τα πράγματα που πρέπει να κάνετε καθημερινά για να διασφαλίσετε ότι διατηρείτε τον έλεγχο μιας συγκεκριμένης περίπλοκης εργασίας ή έργου (μια ομάδα σχετικών εργασιών). Ελέγξτε αυτήν τη λίστα κάθε πρωί ή όποτε χρειάζεστε μια γρήγορη υπενθύμιση. Αυτό με βοηθάει ιδιαίτερα να μπω στο αυλάκι της διαχείρισης νέων, μακροπρόθεσμων έργων που δεν έχω ακόμη κατακτήσει πλήρως. Μια λίστα „Καθημερινά“ μπορεί να μοιάζει κάπως έτσι: Έργο X Καθημερινά – 1. Συναντηθείτε με διαχειριστές προγραμμάτων, 2. Ελέγξτε τις αναφορές ενεργών καταστάσεων, 3. Επαληθεύστε την εγκυρότητα των ανοιχτών ζητημάτων κ.λπ.

Ας ελπίσουμε ότι αυτό το μάθημα του 1 λεπτού, βασισμένο στο GTD, θα σας βάλει στον σωστό δρόμο και θα σας παρακινήσει να εφαρμόσετε ένα παρόμοιο σύστημα στη ζωή σας, ένα σύστημα για να κάνετε τα πράγματα παραγωγικά.
Φωτογραφία από: Paul Worthington

Schreibe einen Kommentar